Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller hvordan NIVA samler inn og bruker personopplysninger. Målet er å gi deg overordnet informasjon om vår behandling av personopplysninger. Norsk institutt for vannforskning (NIVA) er behandlingsansvarlig for de personopplysningene vi samler inn og lagrer.

Når samler NIVA inn personopplysninger?

Vi behandler i hovedsak opplysninger som du har gitt til oss for en av disse årsakene:

  • Du er (ansatt hos) en potensiell eller aktiv kunde hos oss
  • Du er (ansatt hos) en potensiell eller aktiv samarbeidspartner
  • Du er (ansatt hos) et myndighetsorgan som er relatert til vår virksomhet
  • Du har meldt deg på et seminar, kurs eller workshop
  • Du abonnerer på vårt nyhetsbrev
  • Du har søkt jobb hos oss
  • Du har et ansettelsesforhold i NIVA

NIVA kan også motta opplysninger indirekte ved:

  • En ansatt har angitt deg som nærmeste pårørende
  • En jobbsøker har angitt deg som referanse

Vi bruker informasjonskapsler

NIVA bruker informasjonskapsler for å analysere mønstre i bruken og drive nødvendige funksjoner på siden. En informasjonskapsel (cookie) er en liten datafil som plasseres i nettleseren din for å kunne holde oversikt over hva som skjer under ditt besøk, og for å kunne gjenkjenne datamaskinen. Dataene som samles inn bruker vi til å forbedre funksjonalitet og brukervennlighet på siden ved bruk av Google analytics.

Vi samler inn statistikk om hvordan nettstedet blir brukt, slik at vi kan få innsikt hva som fungerer og hva som eventuelt kan forbedres eller slettes. Eksempler på statistikk som samles inn er: hvor mange besøker siden, hvor lenge er du på siden, hvilke komponenter av siden brukes.

Google Analytics bruker informasjonskapsler som starter med _ga. Disse slettes etter 2 år. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern. Vi har også skrudd på funksjonen som anonymiserer IP-adressen før informasjonen lagres og bearbeides av Google. Dermed kan ikke den lagrede IP-adressen brukes til å identifisere den enkelte brukeren.

Søk

Ved sidesøk lagres informasjon om hvilke søkeord det er søkt på i Google Analytics. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Det er bare søkeordet som lagres, og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne.

Deling av innhold via AddThis

addthis meny



Alle sidene på niva.no gir besøkende mulighet til å hurtig dele innholdet på sosiale medier eller epost gjennom AddThis verktøylinjen (i venstre meny).

Opplysninger om tips logges ikke hos oss, men brukes kun der og da til å legge inn tipset hos nettsamfunnet. Vi kan imidlertid ikke garantere at AddThis ikke logger opplysninger om bruk. Les AddThis sin personvernserklæring her. Vi kan heller ikke garantere for personvernshensynene hos det sosiale mediet du har valgt å dele innholdet fra niva.no på.




Unngå innformasjonskapsler

De fleste nettlesere er stilt inn på å godta informasjonskapsler. Du kan sette nettleseren din til å avvise disse. Du risikerer imidlertid da å miste muligheten til å benytte funksjoner på dette og andre nettsteder. Les mer om hvordan du administrerer informasjonskapsler i nettleseren din hos nettvett.no.

Hva registreres når du er i kontakt med oss?

E-post og telefon

E-post til post@niva.no gjennomgås og sendes eventuelt videre til relevante mottakere. Vi ber om at det ikke sendes sensitive personopplysninger eller beskyttelsesverdig informasjon per e-post, med mindre opplysningene er lagt i et passordbeskyttet/kryptert vedlegg. E-poster til post@niva.no oppbevares i inntil 5 år. 

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, og informasjonen slettes etter 3 måneder.

Besøkende

Besøkende som kan ferdes på egen hånd i NIVAs lokaler må undertegne en taushetserklæring og ved behov ha adgangskort for besøkende. Listen over adgangskort for besøkende og taushetserklæringer oppbevares i to år etter avsluttet besøk.

Andre besøkende registrerer seg i elektronisk logg ved inngang/resepsjon der opplysningene slettes etter 3 måneder.

Fag- og kundesystem

Det registreres ulike personopplysninger i NIVAs system for dokumentasjon av prosjektarbeid og økonomisystem. Dette er grunndata som navn, telefonnummer, e-post, adresse og fakturaadresse. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Informasjonen som lagres er nødvendig for å ivareta oppdragsgivers interesser (sende tilbud, inngå kundeavtaler, sende faktura) eller oppfølging av forpliktelser til samarbeidspartnere, myndigheter med mer.

Nyhetsbrev

NIVA sender ut nyhetsbrev på e-post til de som ønsker. For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev på e-post, må du registrere en e-postadresse. E-postadressen vil bare bli brukt til å sende ut nyhetsbrev, og eventuelt brukerundersøkelser om nyhetsbrevet for å få tilbakemelding om hva leserne har behov for og hva de synes er interessant. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når man sier opp abonnementet. Det er alltid med en avmeldingslenke i e-poster vi sender ut.

Spørreundersøkelse

Når NIVA gjennomfører spørreundersøkelser vil vi alltid informere om formålet med den, og hvorvidt den er anonym eller ikke. NIVA vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt. Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke NIVA samle noe informasjon som kan kobles til deg. Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan NIVA identifisere de som har besvart undersøkelsen. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a) hvor du samtykker til vår behandling av opplysninger om deg.

Ved innhenting og behandling av personopplysninger i forskning har NIVA en avtale med NSD (Norsk senter for forskningsdata AS). NSD bistår med å sikre og påvise at behandling av personopplysninger til forskningsformål skjer i samsvar med personvernforordningen og personopplysningsloven.

Seminarer, konferanser, kurs

Ved påmelding til kurs, konferanser o.l. ber vi som oftest om navn, e-postadresse og lignende kontaktinformasjon. Personopplysninger blir ikke benyttet til andre formål enn det skjemaet/påmeldingen er utarbeidet for.

Nettbutikk

I NIVAs nettbutikker registreres opplysninger som er nødvendig for forsendelse og betaling. Opplysningene benyttes ikke til annet formål.

Opplysninger om jobbsøkere og ansatte

Jobbsøkere

Dersom du søker jobb hos NIVA, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Kontaktopplysninger, CV, utdanning, attester registreres og lagres i elektronisk portal. Informasjon om jobbsøkere slettes etter 1 år.

Ansatte

NIVA behandler opplysninger om ansatte for å administrere lønn og arbeidsforhold. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i. Opplysninger utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde kan publiseres på våre nettsider.

Oppdragsbasert ansettelse/innleie

Avtaler om oppdragsbasert innleie eller ansettelse gjøres direkte i NIVAs prosjekter. Opplysninger knyttet til lønnsutbetaling lagres med begrenset innsyn, mens navn og kontaktinformasjon lagres i prosjektdokumentasjonen for det enkelte prosjekt. Opplysningene er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Vi skal sørge for at registrerte får gjennomført rettighetene sine hos oss. Dette inkluderer retten til innsyn, mulighet til å rette feil, sletting osv. Man har også muligheten til å klage virksomheten inn til Datatilsynet.

Vi skal besvare henvendelser fra registrerte uten ugrunnet opphold (innen 1 måned). Henvendelser sendes til: post@niva.no

Informasjonssikkerhet

NIVA har en IKT-driftsmodell der driften av enkelte systemer er overlatt til eksterne parter. Alle våre IKT-leverandører må signere databehandleravtale som regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Sist oppdatert 27.01.2020