Personvern

• Når samler NIVA inn personopplysninger?
• Hva registreres når du bruker nettsiden vår?
• Hva registreres når du kommer i kontakt med oss?
• Opplysninger om jobbsøkere og ansatte
• Rettigheter
• Informasjonssikkerhet

Vi behandler i hovedsak opplysninger som du har gitt til oss for en av disse årsakene:

• Du er (ansatt hos) en potensiell eller aktiv kunde hos oss
• Du er (ansatt hos) en potensiell eller aktiv samarbeidspartner
• Du er (ansatt hos) et myndighetsorgan som er relatert til vår virksomhet
• Du har meldt deg på et seminar, kurs eller workshop
• Du abonnerer på vårt nyhetsbrev
• Du har søkt jobb hos oss
• Du har et ansettelsesforhold i NIVA

NIVA kan også motta opplysninger indirekte ved:

• En ansatt har angitt deg som nærmeste pårørende
• En jobbsøker har angitt deg som referanse

Vi ønsker å behandle så lite personopplysninger som mulig når du bruker nettstedet vårt. Derfor har vi valgt Fathom Analytics til vår nettstedsanalyse, som ikke bruker informasjonskapsler og overholder GDPR, ePrivacy (inkludert PECR), COPPA og CCPA. Ved bruk av denne personvernvennlige analyseprogramvaren behandles IP-adressen din bare kortvarig, og vi (som driver nettstedet) har ingen mulighet til å identifisere deg. I henhold til CCPA er personopplysningene dine avidentifisert.

Formålet med at vi bruker denne programvaren er å forstå trafikken på nettstedet vårt på en mest mulig personvernvennlig måte, slik at vi kontinuerlig kan forbedre nettstedet og virksomheten vår. Det lovlige grunnlaget i henhold til personvernforordningen er "artikkel 6(1)(f); der våre berettigede interesser er å forbedre nettstedet og virksomheten vår kontinuerlig." I henhold til forklaringen lagres ingen personopplysninger over tid.

E-post og telefon

E-post til post@niva.no gjennomgås og sendes eventuelt videre til relevante mottakere. Vi ber om at det ikke sendes sensitive personopplysninger eller beskyttelsesverdig informasjon per e-post, med mindre opplysningene er lagt i et passordbeskyttet/kryptert vedlegg. E-poster til post@niva.no oppbevares i inntil 5 år. 

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, og informasjonen slettes etter 3 måneder.

Besøkende

Besøkende som kan ferdes på egen hånd i NIVAs lokaler må undertegne en taushetserklæring og ved behov ha adgangskort for besøkende. Listen over adgangskort for besøkende og taushetserklæringer oppbevares i to år etter avsluttet besøk.

Andre besøkende registrerer seg i elektronisk logg ved inngang/resepsjon der opplysningene slettes etter 3 måneder.

Fag- og kundesystem

Det registreres ulike personopplysninger i NIVAs system for dokumentasjon av prosjektarbeid og økonomisystem. Dette er grunndata som navn, telefonnummer, e-post, adresse og fakturaadresse. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Informasjonen som lagres er nødvendig for å ivareta oppdragsgivers interesser (sende tilbud, inngå kundeavtaler, sende faktura) eller oppfølging av forpliktelser til samarbeidspartnere, myndigheter med mer.

Nyhetsbrev

NIVA sender ut nyhetsbrev på e-post til de som ønsker. For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev på e-post, må du registrere en e-postadresse. E-postadressen vil bare bli brukt til å sende ut nyhetsbrev, og eventuelt brukerundersøkelser om nyhetsbrevet for å få tilbakemelding om hva leserne har behov for og hva de synes er interessant. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når man sier opp abonnementet. Det er alltid med en avmeldingslenke i e-poster vi sender ut.

Spørreundersøkelse

Når NIVA gjennomfører spørreundersøkelser vil vi alltid informere om formålet med den, og hvorvidt den er anonym eller ikke. NIVA vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt. Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke NIVA samle noe informasjon som kan kobles til deg. Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan NIVA identifisere de som har besvart undersøkelsen. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a) hvor du samtykker til vår behandling av opplysninger om deg.

Ved innhenting og behandling av personopplysninger i forskning har NIVA en avtale med NSD (Norsk senter for forskningsdata AS). NSD bistår med å sikre og påvise at behandling av personopplysninger til forskningsformål skjer i samsvar med personvernforordningen og personopplysningsloven.

Seminarer, konferanser, kurs

Ved påmelding til kurs, konferanser o.l. ber vi som oftest om navn, e-postadresse og lignende kontaktinformasjon. Personopplysninger bli ikke benyttet til andre formål enn det skjemaet/påmeldingen er utarbeidet for.

Nettbutikk

I NIVAs nettbutikker registreres opplysninger som er nødvendig for forsendelse og betaling. Opplysningene benyttes ikke til annet formål.

Jobbsøkere

Dersom du søker jobb hos NIVA, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Kontaktopplysninger, CV, utdanning, attester registreres og lagres i elektronisk portal. Informasjon om jobbsøkere slettes etter 1 år.

Ansatte

NIVA behandler opplysninger om ansatte for å administrere lønn og arbeidsforhold. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i. Opplysninger utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde kan publiseres på våre nettsider.

Oppdragsbasert ansettelse/innleie

Avtaler om oppdragsbasert innleie eller ansettelse gjøres direkte i NIVAs prosjekter. Opplysninger knyttet til lønnsutbetaling lagres med begrenset innsyn, mens navn og kontaktinformasjon lagres i prosjektdokumentasjonen for det enkelte prosjekt. Opplysningene er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Vi skal sørge for at registrerte får gjennomført rettighetene sine hos oss. Dette inkluderer retten til innsyn, mulighet til å rette feil, sletting osv. Man har også muligheten til å klage virksomheten inn til Datatilsynet.

Vi skal besvare henvendelser fra registrerte uten ugrunnet opphold (innen 1 måned). Henvendelser sendes til: post@niva.no.

NIVA har en IKT-driftsmodell der driften av enkelte systemer er overlatt til eksterne parter. Alle våre IKT-leverandører må signere databehandleravtale som regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.